Überblick im Lizenz-Dschungel von Microsoft Office

Office-Produktivitätslösungen und zukunftsfähiger Arbeitsplatzmodelle sind beliebt. Gastautor Axel Oppermann, Senior Advisor der Experton Group, kennt Microsoft Office in allen unterschiedlichen Facetten. Er startet mit seinen Ausführungen in der Welt der Lizenzen.

Seit Februar 2013 sind die Business-Versionen des neuen Office aus dem Hause Microsoft allgemein verfügbar. Mit der Neuauflage der Büro-Software präsentiert Microsoft neben aufgefrischten Versionen des Office-Packets aus Word, Excel und Outlook auch sinnvolle Erweiterungen für die Server, neue Ansätze für das Deployment oder Konzepte für die Zusammenarbeit von Menschen.

Anwender benötigen Zugriff auf Ihre Inhalte – losgelöst von Raum, Zeit und Gerät. Auch Anbieter von Office-Produktivitätslösungen müssen diesen Anforderungen gerecht werden. Deshalb kommt das neue Office von Microsoft in mehr Varianten und Darreichungsformen als in der Vergangenheit daher. So gibt es neben den „klassischen Client-Produkten“ für Windows und Mac noch die Office Web Apps für Browser, Office 2013 RT für ARM-Tablets sowie Office-Apps der MX-Serie für die Metro-Plattform. Letztere sind Apps für Tablets und Smartphones ab Windows 8. Dabei setzt Office 2013 den klassischen und für viele Anwender noch immer bewährten Weg fort. Intelligente Funktionen, neue Optik und verbesserte Touch-Funktionalität führen zu einer Weiterentwicklung der Rich-Client-Lösung.

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Lizenzen bereiten Kopfzerbrechen

Die Eckpunkte der Lizenzierung sind kein Hexenwerk – aber beinahe. Kopfzerbrechen bereitet sie trotzdem vielen. Die umfassende Software-, Service- und Lizenzierungsvielfalt von Microsoft fordert Unternehmen nahezu jeder Grösse heraus. Ob die Gründe hierbei in einer bewusst gewählten hohen Komplexität der Materie liegen oder an mangelnder Beachtung auf Seiten der Anwender, muss an anderer Stelle beurteilt werden. So oder so: Microsoft hat in den letzten Monaten ständig und stetig an seinen Lizenzbestimmungen gefeilt. Angefangen bei einer Umstellung von Prozessor- auf eine Kern-Lizenzierung beim SQL-Server, der Preiserhöhung von 15 Prozent für User-CALs im letzten Dezember bis hin zur neuen Lizenzierung von Office. Nutzer erhalten hierdurch die Möglichkeit, Microsoft-Produkte bedarfsgerechter zu lizenzieren. Auf der anderen Seite entstehen bei zuviel „Laissez-faire“ unnötige Aufwände. Im Kern ist zu erkennen, dass Microsoft die Anwender durch seine Nutzungs- und Lizenzbestimmungen von den Mehrwerten der Cloud-Angebote im Allgemeinen und Office 365 im Besonderen überzeugen will.

Aber kommen wir zu den Eckpunkten der Lizenzierung von Office und im ersten Schritt zur Vorstellung und zu einem Vergleich von Office Standard 2013, Office Professional Plus 2013 und Office 365 Pro Plus: Über die bekannten Volumenlizenz-Programme wie Enterprise Agreement und Select Plus können Unternehmen unbeschränkte Nutzungsrechte für Office Standard 2013 und Office Professional Plus 2013 erwerben. Ausserhalb der Volumenprogramme kann Office Professional 2013 und Office Home & Business 2013 über den Handel beschafft werden. IT-Entscheider sollten beachten, dass es keine identische Edition von Office gibt, die als Einzellizenz und Volumenlizenz verfügbar ist. Das Recht für Windows Server Remote Desktop Services (RDS), also auf Office auf einem Server zuzugreifen, ist nur über ein Volumenlizenz-Programm von Office und Office 365 Pro Plus zu erhalten.

Ausschlaggebend für viele Nutzungsszenarien in den Volumenlizenz-Programm ist die Software Assurance. Sie erweitert das Nutzungsrecht an der Office Software. Software Assurance für Office umfasst ein sogenanntes Roaming–Use-Recht. Dieses Nutzungsrecht erlaubt dem Hauptnutzer eines mit Office und Software Assurance lizenzierten Geräts, die Software über eine VDI-Verbindung oder die neue Windows-to-Go-Technologie von einem beliebigen Gerät ausserhalb des Unternehmens einzusetzen und zu nutzen. Das heisst, der Nutzer kann eine virtuelle Kopie entweder über ein privates Gerät oder auch über einen öffentlichen PC starten.

Office Professional Plus 2013 wird einem Gerät (Desktop, Notebook etc.) zugewiesen. Das ist das lizenzierte Gerät. Gibt es nur einen Hauptnutzer für das lizenzierte Gerät, darf dieser Office zusätzlich auf einem tragbaren Gerät installieren und nutzen. Dies ist nur möglich, wenn nicht eine Standardisierung auf Office in Enterprise Agreement oder Open Value Company-wide erfolgt ist. Im Unterschied hierzu wird Office 365 ProPlus pro Nutzer lizenziert. Dieser darf Office auf bis zu fünf Geräten nutzen – unabhängig davon, ob es sich um einen Firmen-PC, ein privates oder öffentliches Gerät handelt. Und gerade hier liegt ein entscheidender Unterschied in der Lizenzierung: Der Fokus auf den Anwender wird den geänderten Nutzungsgewohnheiten und der Agilität im Tagesgeschäft gerecht.

Die Server

Microsoft hat nicht nur die Office 365-Services und die unterschiedlichen Clients weiterentwickelt, sondern auch die Server-Produkte. So bietet der neue Exchange Server z.B. tiefgehende Funktionen für Data Loss Prevention, kurz DLP. SharePoint zielt unter anderem auf das Thema Social Business ab, bei Lync wurde die Integration verbessert. Der Project Server bietet neben verbesserten Projektmanagementkomponenten insbesondere verbesserte Integration in den SharePoint Server.

Die Lizenzierung erfolgt bei der neuen Generation weiterhin in der Kombination Server-Lizenz plus Zugriffsrecht. Die Server werden weiterhin in unterschiedlichen Editionen verfügbar sein. Bei Exchange sind es zum Beispiel zwei. Die Enterprise Edition kann bis auf 50 Datenbanken pro Server aufgerüstet werden. Die Standard Edition ist auf fünf Datenbanken pro Server beschränkt. Für jede ausgeführte Instanz der Serversoftware muss eine Lizenz zugewiesen werden.

Ferner werden für den Zugriff durch den Client auf die jeweiligen Server entsprechende Client-Zugriffslizenzen (Client Access Licenses, oder kurz CALs) benötigt. Diese CALs sind bei Exchange und Lync auch in zwei Editionen verfügbar. Namentlich Standard-CAL und Enterprise-CAL. Bei Lync gibt es noch eine weitere Ausprägung: die „Plus-CAL“. Die Plus-CAL stellt die hochwertigeren Sprachfunktionen (VoIP) zur Verfügung.

Wie in der Vergangenheit auch, können die Servereditionen und die CAL-Typen beliebig kombiniert werden. Also Enterprise-CALs mit der Standard Edition oder Standard-CALs mit Enterprise Edition. Die CALs definieren dabei die Zugriffsrechte.

Fazit

Wird auf den Markt für Office-Produktivitätslösungen geschaut, sind interessante und rasante Entwicklungen zu erkennen. Einerseits auf der Seite des Angebots, auf der anderen Seite beim Nutzungsverhalten durch den Anwender. Zusammengefasst kann gesagt werden, dass es sich um ein extrem dynamisches Segment der IT-Industrie und Unternehmens-IT handelt.

Bezogen auf Anwenderunternehmen kann das Thema verengt werden: Im Kern geht es immer um die Frage, welche Vorteile ein Unternehmen, ein Team oder ein einzelner Anwender durch Office-Systeme hat, warum permanente Investitionen wichtig sind und warum es sich bei der Einführung von Office-Produktivitätslösungen um mehr als nur Technikprojekte handelt. Hier kann mit einer kurzen Antwort nur in den seltensten Situationen gedient werden. Der konkrete (finanzielle) Nutzen lässt sich auf Basis unterschiedlicher (finanz-) mathematischer Modelle berechnen und variiert je nach Unternehmen. Grundsätzlich gilt allerdings, dass bei einer Einführung von Office-Systemen, neben kurzfristigen quantitativen Größen, insbesondere qualitative Faktoren ausschlaggebend sind. Hierzu zählt neben einer verbesserten Arbeitsqualität insbesondere die organisatorische Weiterentwicklung des Unternehmens. Dies bedeutet die Wahrung der Wettbewerbsfähigkeit, die Möglichkeit zur Erschließung neuer Angebote und / oder Märkte, die Integration von Lieferanten und Kunden in die Arbeitsabläufe sowie die Flexibilisierung der Organisation.

Es gilt auch, dass eine Kosten-/Nutzenbetrachtung nicht allein aus dem Blickwinkel des eigenen Unternehmens erfolgen kann. Vielmehr gilt es, die Position gegenüber dem Wettbewerb einzubeziehen. Die Kernfrage lautet hierbei: Welche organisatorischen Umstellungen müssen unternommen werden, um gegen den Wettbewerb zu bestehen bzw. ihn zu übertreffen? Wird der enorme Betrag betrachtet, der in Office-Lösungen investiert wird, gilt es, sich umfassend mit einer Optimierung zu beschäftigen.

(Axel Oppermann)